Качественный план проекта — это уже заявка на победу. Для того, чтобы план сработал, он должен быть прозрачным и понятным всем участникам, и навыки визуального мышления тут очень пригодятся. Начать стоит с того, чтобы ответить себе на 5 основных вопросов:
Зачем? Что? Как? Кто? Когда?
1. Зачем мы делаем этот проект? Какова его конечная цель? Каковы промежуточные цели?
2. Что мы будем делать? Какие задачи нужно выполнить, чтобы проект состоялся?
3. Как мы это будем делать? Какие методы и инструменты нам нужны, чтобы эффективно выполнить эти задачи?
4. Кто именно будет их выполнять? Какие роли необходимы команде для осуществления проекта, какие задачи стоят перед каждым участником? Как распределить зоны ответственности?
5. А теперь самое сложное – сколько времени это займет и когда все это закончится? Не всегда можно предугадать, какие загвоздки возникнут в ходе работы и в чем именно, а любой сбой повлечет за собой эффект домино. Важно определить и донести до всех участников дедлайны и время, отведенное на выполнение задач, но не менее важно заложить возможность их корректировать в процессе работы.
Когда ответы на эти вопросы получены, можно приступать к созданию самого документа. Основные элементы (задачи, участники, зоны ответственности, дедлайны, необходимые навыки) нужно упорядочить и представить так, чтобы всем сразу стало все понятно. Тут нет одного универсального способа — можно использовать бумагу, Excel, маркерную доску, специально предназначенные для этого программы. Но если в основе процесса будут пять простых принципов работы с информацией, создавать и использовать план будет намного удобнее.
5 принципов визуализации информации:
1. Визуальное мышление. Не важно как будет оформлен документ, важно, чтобы он был понятен и доступен всем участникам проекта. Все участники должны иметь возможность его прочитать, понять и при необходимости отредактировать.
2. Структура. Первый шаг — определить набор элементов и найти наилучший способ их структурировать (например, вертикальная таблица, горизонтальная таблица, тайм лайн).
3. Приоритеты. Некоторые задачи более важные или более срочные, они должны первыми бросаться в глаза при прочтении документа.
4. Категории. Все элементы можно сгруппировать по тому или иному принципу (по ответственным за выполнение, стадиям проекта, навыкам, которые нужны для реализации и т.д.).
5. Кодирование. Теперь приоритеты и категории нужно визуально выделить или объединить (например цветом или формой), тогда можно будет быстро и просто считать необходимую информацию.
Теперь останется только донести план до всех участников проекта и уточнить все ли знают, зачем он и на какой стадии находится. И не забывайте, план проекта не должен стать камнем преткновения. Его задача направлять и помогать в процессе работы. А значит, его всегда можно будет отредактировать по ходу дела, если что-то вдруг пойдет не так.
Перевод с англ. Источник: https://sheilapontis.wordpress.com/2015/01/20/applying-information-design-principles-to-project-planning/