Не все дэшборды одинаково полезны: управленческие отчеты и визуализация 3

В предыдущей статье мы с вами определили разницу между дэшбордом и просто отчетом. Но независимо от технологий и дизайна, управленческие отчеты существуют в любой компании, и это понятие первично. Поэтому давайте разберемся с содержанием и поймем, какая форма представления лучше подходит для каждого вида отчетов.

В чем различия

Отчеты бывают трех видов: оперативные, аналитические и стратегические. Эту классификацию предложил Стивен Фью, она с некоторой адаптацией ложится на российскую практику. От себя добавлю критерии сравнения:

• Исполнитель – автор отчета, тот, кто его формирует
• Потребитель — целевая аудитория, тот, кто принимает решения на основе отчета
• Аналитика – объем расчетов, аналитических данных
• Визуализация – баланс между табличным и графическим представлением информации
• Автоматизация – создается отчет руками или же с помощью информационной системы

Оперативный отчет

Пример оперативного отчета – выписка по счету

По-хорошему, исполнителем оперативного отчета должна быть информационная система, и, если вы собираете его руками – значит у вас плохо налажены бизнес-процессы. Потребитель – это рядовой сотрудник или менеджер нижнего звена, который смотрит небольшой объем информации по своему проекту, продукту.

Аналитический отчет

Аналитический отчет может тоже быть таблицей, но главное отличие – в нем рождаются новые данные, те самые аналитические показатели: точка заказа, сегментация клиентов, рентабельность. И вокруг этих цифр возникает аналитика второго порядка – доли, отклонения от плана, сравнения с аналогичными периодами (LFL – like-for-like). Данных становится насколько много, что без визуализации и информационных панелей не обойтись.

Информационная панель по запасам и дебиторской задолженности

Автором такого отчета может быть сотрудник, чьей работой является сбор, консолидация и обработка данных, представление их менеджменту. Тот самый аналитик, который создает в BI-системе интерактивные дэшборды. Но аналитический редко соответствует «правильному» определению дэшборда, потому что объем важных данных не влезает на одну страницу, а смысл графиков очевиден только для автора.

Стратегический отчет

Стратегические показатели процесса продаж

Я не встречал примеров, когда информационная система выдает стратегический отчет. Причин этому две. Во-первых, часто нужны экспертные и внешние данные, которых нет в базе. А во-вторых, содержание этого отчета всегда изменяется, как и ситуация на рынке и в компании. Подготовить его может только руководитель среднего звена, понимающий стратегию бизнеса, ожидания и образ мышления топ менеджеров. Стратегический отчет не обязан быть дашбордом. Иногда достаточно одной таблицы с небольшими визуальными акцентами, чтобы отобразить KPI финансовой устойчивости.

Финансовые показатели из публичного годового отчета

Отчет должен соответствовать своей аудитории

Этот вывод кажется на первый взгляд очевидным, но на практике я видел много примеров того, как отчет исполнителя не оправдывал ожиданий потребителя. Чаще всего это происходит при подготовке стратегических отчетов, когда автор отчета, пропустив через себя большой объем данных, разложив все по полочкам, считает, что топ-менеджеру нужно то же самое. Либо хочется продемонстрировать весь объем проведенной работы. Вот для примера отчет, который был сделан для собственника торговой сети. Задумывался он как стратегический, призванный показать в целом ситуацию с продажами и маркетингом.

Обратная связь была: «что вы морочите мне голову своими цифрами, говорите по существу…». А все потому, что делал его начальник управления маркетинга для себя, сводя на единый дашборд действительно все важные показатели, чтобы мониторить ситуацию. Но собственнику стоило показать на первом экране в лучшем случае четверть этих данных, остальное убрать «про запас» поделив на «удобоваримые порции» информации.

Неудачный дашборд для стратегического анализа

Подводя итоги, хочу сказать, что очень важно учитывать разницу в восприятии целевых аудиторий. Современные BI-технологии позволяют вам выстроить единый интерактивный сценарий от стратегического до аналитических дашбордов с детализацией до оперативных данных. Но на практике, к сожалению, именно топ-менеджеры, инвестировавшие в проект, остаются без отчетов для поддержки стратегических решений. Дашборды оказываются для них просто набором красивых картинок. Чтобы этого избежать, при подготовке стратегического отчета попробуйте следовать этим правилам:

1. Сформулируйте то решение, которое должно быть принято на основе вашего отчета. Тот один главный вопрос, на который вы должны дать ответ.
2. Определите дополнительные, вспомогательные вопросы (что босс хочет увидеть: рейтинги лучших/худших, отклонения, динамику показателей, или просто итоговую цифру)
3. После того, как провели все расчеты, сделайте резюме вашей работы. Оно должно поместиться на 1 слайд шрифтом не меньше 20 размера. Если графически – не более 4 диаграмм.
4. Покажите это резюме коллегам, только желательно не глубоко погруженным в вашу задачу. Тогда они объективно скажут, насколько ваш стратегический отчет понятен. Можно даже показать семье и друзьям.
5. Итоговый отчет начинайте с этого резюме. Если презентация – то в начале. Если книга Excel – то первый лист. Если дашборд в BI-системе – то стартовой страницей.