• En
  • АГЕНТСТВО
    • Agency
    • Агентство
    • Презентация
    • Портфолио
    • Behance
  • ← Блог

infographer

  • Теория
  • Примеры
    • Примеры
    • Критический взгляд
  • События
    • Текущие события
    • Прошлые события
  • Инструменты
  • Книги
    • Книги
    • Книжный магазин
  • Новости

Тема: Нэнси Дуарте 3

Эффективная презентация: как использовать предварительное чтение и собрать из данных историю

4 г. назад Инструменты, Теорияstorytelling, Нэнси Дуарте, презентации и слайды

www.duarte.com

Один из способов эффективно подать информацию — это заменить насыщенные текстовые слайды презентации на визуально структурированные и от этого понятные документы, которые можно прислать коллегам заранее. Нэнси Дуарте, руководитель компании Duarte, называет их Slidedocs и написала о них целую книгу (на английском). А мы тоже уже однажды публиковали статью о том, как Нэнси использует PowerPoint для работы с текстами, набросками и макетами — из нее можно почерпнуть основные идеи создания таких документов. Но документы документами, а что же тогда делать с самой презентацией?

Допустим, перед презентацией вы подготовили красивые, понятные документы для предварительного чтения. Вы их разослали. И допустим, коллеги их даже прочитали/пробежали глазами. Возникает вполне законный вопрос: «А что же я буду им презентовать, ведь они уже все знают?».

Тут важно осознать: ознакомиться с материалами и их понять — это две разные вещи!

Другими словами, одно дело, когда ваши коллеги открыли файл, пробежались по нему глазами, и совсем другое, если они его распечатали, глубоко и внимательно вчитались и сделали себе заметки. Едва ли ваши коллеги из второй категории. И если они из первой (что наиболее вероятно), то хорошо бы начать с того, чтобы освежить их память и следом перейти к вопросам.

www.duarte.com

Итак, вы бегло прошлись по основным пунктам, спросили, есть ли вопросы. Или допустим, ваши коллеги и правда вчитались в текст. Это отличные новости! Они уже изучили всю статистику, все диаграммы, всю аналитку. Теперь вы можете рассказать им захватывающую историю.

Когда люди слышат слово «история», некоторые обижаются, другим кажется, что это не серьезно (привет аналитики). Но давайте разберемся:

  1.  История не значит, что надо обязательно начинать с «и вот однажды, жили-были, давным-давно» и так далее. И не значит, что вам нужно писать киносценарий. Это значит, что вы рассказываете, что произойдет с конкретным человеком или группой людей (реальными или вымышленными) по пути из точки А в точку Б (из настоящего в будущее). Это значит, что вы используете понятную структуру — начало, середина, конец.
  2. История вовсе не должна быть длинной. В большинстве случаев, идеальный вариант — это двухминутная история, после которой как раз можно нырнуть уже в глубокое изучение материала.
  3. Самый простой способ рассказать историю — это поселить персонажа (или персонажей) в ваши данные. Например, если ваши данные о часто летающих пассажирах, расскажите о дне из жизни такого пассажира. Если речь идет о емкости вашего сайта, расскажите историю о том, что происходит с пользователем, когда сервер перегружен. Если данные о том, что пора поменять программное обеспечение для HR, расскажите о том как пользователь мучается с текущим ПО.

 

Давайте разберем на примере. Допустим, вы работаете в крупной компании в отделе HR и отвечаете за продуктивность и эффективность. Вы провели исследование и обнаружили, что в среднем каждый сотрудник тратит 15 минут в год, на то чтобы заполнить данные о льготах. Хорошая статистика. Понятная статистика. Но это явно не то, что сдвинет ситуацию с мертвой точки. Что значат, какие-то там 15 минут в год?

Но вы то знаете, что это очень важно! Как же вам донести эту информацию до руководителя? Так вот, если вы включите сюда человеческий фактор и соберете из своей статистики историю, получится что-то такое:

www.duarte.com

Вот Тод. Он маркетолог. Каждый год в ноябре ему приходит e-mail с напоминанием обновить информацию по льготам. Его жизнь не сильно изменилась за этот год — он не женился, у него не появились дети, медицинская страховка осталась той же. Идеальным вариантом для Тода было бы сказать: «Эй, у меня все так же, как в прошлом году, дайте мне те же льготы». 

И вот тут появляется проблема. Для того чтобы просто сказать «у меня все так же, как в прошлом году», ему нужно: найти свой паспорт, ответить на те же 42 вопроса так же, как в прошлом году, поставить галочки во всех нужных местах. Кажется, что это не так много, но у большинства сотрудников на это уходит 15 минут.

И как показывает статистика, ситуация 70% сотрудников не меняется от года к году. А теперь давайте посчитаем. В компании 500 человек. 350 из них каждый год тратят 15 минут в год зря. Это 87,5 часов, которые люди тратят просто для того, чтобы поставить галочки там же, где и в прошлом году! И с этим однозначно нужно что-то делать! 

И у меня есть решение — «Супер ПО для льгот», благодаря которому можно автоматизировать процесс. И в ситуации, когда у сотрудника «все так же, как в прошлом году», ему не нужно будет заполнять все с ноля. Я отправил вам документ, в котором описал, что мне нравится в этом ПО. Давайте  вместе пройдемся по этому файлу и я отвечу на любые имеющиеся у вас вопросы.   

Вот теперь все внимание ваших коллег направлено на вас!

Возможно, вам кажется, что рассказывать историю — это странно, неестественно или даже рискованно. Вам потребуется больше усилий, больше времени. Но спросите себя — насколько больше времени в долгосрочной перспективе сэкономит то, что люди сейчас поймут и оценят то, о чем вы говорите? Мало, кто так делает. А значит, вы точно будете выигрышно выделяться на фоне.

Большинству кажется странным презентовать то, что было уже разослано, и они не вкладывают усилий в презентацию. Они буквально повторяют те же слова, что были в документах. Вместо этого подготовьте своих коллег понятными слайддоками, расскажите им историю во время презентации и подведите черту. Так ваша презентация будет иметь намного более глубокий эффект.

 

Перевод с английского, оригинал: Power of the Pre-Read: Make Mighty Recommendations Through Story

Автор — MIKE PACCHIONE

 

 

 

 

 

6 ошибок в презентациях от Нэнси Дуарте

5 г. назад 1 Uncategoriseddo's and don'ts, законы восприятия, Нэнси Дуарте, презентации и слайды

Нэнси: Какие проблемы у вас с презентациями?
Представитель компании: У нас есть один коллега, он черезчур энергичный!

Давая мастер-классы о презентацих, Нэнси думала, что проблемы в компаниях уникальные. Но оказалось, что все сводится к шести.

Нэнси Дуарте — основатель и руководитель компании Duarte, автор книги Slide:ology. Мы однажды публиковали ее TED Talk и переводили статью о том, как использовать Power Point для работы с текстами, набросками и макетами. А теперь об ошибках в презентациях.

1. Много информации

Эта проблема была актуальна на всех воркшопах, которые давала Нэнси (а их было 211!). Информации должно быть меньше, чем хотелось бы.

Что делать?

Сосредоточиться на значении и интерпретации фактов, а не на самих фактах. В качестве удачного примера Нэнси приводит TED talk Дэвида Эпштейна.

2. Акронимы, аббревиатуры, жаргон

Акронимы и аббревиатуры используют, чтобы сэкономить время. Но! Если это неизвестный акроним, то мозг тратит энергию и время на понимание. А это отвлекает.

Пример: Нэнси слушала презентацию в маркетинговой компании. Лектор постоянно повторял «PPС». Она вспомнила, что это значит «Pay Per Click» за 5 секунд. Теперь считаем. Человек произносит 130 слов в минуту. Значит, она пропустила 10 слов. Это целое предложение! Каждый акроним — 5 секунд аудитории с затычками для ушей.

3. Нерелевантная информация

Однажды Нэнси работала над презентацией для одной компании. Юристы презентовали для продажников.

Нэнси: Зачем продажникам следовать вашим указаниям?».
Юристы: Они будут законопослушными.

Видите проблему? Продажникам все равно законопослушны ли они. Нэнси предложила юристам посмотреть на выгоду с позиции продажников. Ответ был простой — «Мы не обанкротимся, как Enron» (Энрон — американская энергетическия компания, скандально обанкротившаяся из-за фальсификаций в 2001 году).

Аудитория презентации — это ее герой. Вся информация должна быть про нее и для нее.

4. Нет понятного призыва к действию

Допустим, презентация прошла на ура, и все коллеги вдохновились. Что они должны сделать, когда вернутся на свои рабочие места?

Плохой пример: «Мне нужна ваша поддержка!»
Какая именно поддержка? Деньги? Похлопать по спине? Постер с котиком?

Хороший пример: Достаньте телефоны (ждем, пока все достанут) и постатавьте напоминание об этом событии ровно через месяц. Раз, и призыв к действию реализован!

5. Монотонность

Если в вашем голосе нет энтузиазма, не ждите его от аудитории. Да, это сложно, да, страшно, да, кажется, что люди смотрят осудительно. Но факт остается фактом. Если вы скучно читаете слайды (будто аудитория не справится с этим сама), то отклика не будет.

Что делать?

Готовясь к презентации, запишите одну минуту презентации на телефон. Слушая себя, вы поймете, хватит ли драйва в вашем голосе.

6. Нет цели или точки зрения

Однажды Нэнси работала над презентацией для одной компании. Ее целью было помочь донести точку зрения.

Нэнси: Что у вас есть?
Представитель компании: Сотрутники делают много ошибок!
Нэнси: Это не точка зрения.
Представитель компании смутился. Нэнси объяснила разницу между фактом и точкой зрения. Предложила попробовать еще раз.
Представитель компании: Сотрудники продолжают делать ошибки!

Замкнутый круг не заканчивался. Есть ли выход из этой ситуации? Есть ли какая-то конкретная ошибка, которую надо прекратить делать?

Да, сложно высказывать точку зрения, с ней могут не согласиться. Но факты — подтверждение позиции, а не самоцель.

 

Итак, после всех этих ошибок хочется happy end, да? Он в том, что уровень презентаций в компаниях низкий. Избежав всего лишь этих шести ошибок, вы будете на коне!

PS. Что касается парня в начале статьи, то он вымышлен. Но если это вы, то вам повезло — ваша проблема уникальна!

По мотивам статьи 6 Presentation Mistakes Every Professional Should Avoid

 

Slideology — книга о презентациях

Статья12 г. назад 29 Книгибизнес инфографика, международный опыт, Нэнси Дуарте, презентации и слайды

Мы своих секретов не держим. Мы вообще стараемся быть для вас «открытой книгой». Всё, что мы знаем — всем этим мы делимся с вами. Всё наше «секретное оружие» доступно и вам! Мы всего лишь предоставляем все эти знания в виде комплекса профессиональных услуг (немного само-рекламы, хе-хе), если у вас нет возможности овладеть этими знаниями самостоятельно.

Поэтому рассказываю об очень интересной, полезной, занимательной книге: Slideology.

Кратко, визуально богато, в формате «помощника», рассказывает о том, как наиболее правильно составлять и проводить презентации. Написали её гуру презентационного дизайна, ребята из агентства Duarte. Это агенство вот уже третье десятилетие более чем успешно работает на западном рынке подготовки презентаций.

У книжки совершенно замечательный, остроумный эпиграф, практически не переводимый (из-за игры слов) на русский язык:

Книгу можно приобрести, например, на Амазоне: ссылка.

  • Обложка: мягкая, 296 страниц
  • Издатель: O’Reilly Media; 1е издание (12 августа, 2008)
  • Язык: Английский
  • ISBN-10: 0596522347
  • ISBN-13: 978-0596522346

 

Темы раздела
Инструменты 1Теория 1Uncategorised 1Книги 1
Мы в Facebook, ежедневно

Unable to display Facebook posts.
Show error

Error: Server configuration issue
Please refer to our Error Message Reference.
Для авторов
Приглашаем авторов по теме инфографики к сотрудничеству. Политика обработки персональных данных и пользовательское соглашение.
Контакты

Infographer – это агентство инфографики и образовательный ресурс об инфографике. Офисы в Москве и Гааге, работаем для клиентов со всего мира (контакты).

Адрес: Москва, Ленинский просп. 30А

Телефон: +7 916 628 47 64

Имейл: mg@infographer.ru

Пишем для вас с 2009 года © Infographer, при перепечатке ссылка обязательна. 16+