Большинство документов создается в текстовых редакторах. Однако, для этого можно использовать и презентационные программы, такие как PowerPoint. Автор книг по искусству презентации Нэнси Дуарте использует PowerPoint при написании книг, внутренних документов, гарантийных писем и рекламных текстов на сайте.
В PowerPoint удобно устроить мозговой штурм. Можно накидать идеи, выделить основные темы, проверить, а достаточно ли идей для этой темы, и потом развить ее на каждом отдельно взятом слайде. На ранних стадиях работы каждый слайд — словно страничка Pinterest: простой, но внятный заголовок, набросок текста, несколько картинок — нарисованных или найденных — для прояснения мысли. Если для конкретной темы идей не набирается, ее можно бросить и не тратить лишнее время на подбор идеальных фраз, перетащить забракованные слайды в конец «колоды», чтобы потом вернуться к ним, дополнить или, наоборот, удалить.
Ниже — черновик второй книги Нэнси, Resonate, выполненный с помощью PowerPoint. Каждый слайд — разворот страницы.
В слайд включен черновой текст, вдохновляющие образы, цитаты и ссылки.
Работа над текстами именно в PowerPoint дает множество дополнительных возможностей.
Работа над структурой
Слайды работают как карточки и стикеры — их можно перетасовывать столько, сколько необходимо. Можно так же попеременно работать над содержимым слайдов и над их последовательностью. Для удобства можно также маркировать текст цветом,чтобы обозначить различную степень готовности (например, «в редактуру», «добавить пару идей»).
Контроль объема
Работа со слайдами помогает контролировать количество текста на каждой странице. Достаточно задать определенный размер текста и сразу будет заметно, если текста станет слишком много, и надо начать его сокращать.
Обратная связь
Если необходимо получить совет, то представление материала в виде слайдов, заметно облегчит задачу. Слайды можно распечатать, а потом попросить добавить комментарии, например, на стикерах.
Финальный документ
Информацию, подготовленную в презентационной программе, легко считывать и воспринимать. Поэтому, если речь идет не о книге, а о каком-нибудь внутреннем документе, программы PowerPoint будет достаточно не только для черновика, но и для финального документа. Потом этот документ будет довольно просто разослать по почте и поделиться с коллегами.
Полный текст статьи Нэнси Дуарте на сайте Harvard Business Review Россия