Тема: Теория 5
С чего начать, когда берешься за визуализацию? Как собрать понятную презентацию? Как разобраться в облаке диаграмм и графиков? Куда идет инфографика? Кто об этом говорит и как? Все, что вы хотели знать об инфографике, но не знали, у кого спросить. А может, у вас есть хороший совет? Присылайте — опубликуем!
Эффективная презентация: как использовать предварительное чтение и собрать из данных историю
www.duarte.com
Один из способов эффективно подать информацию — это заменить насыщенные текстовые слайды презентации на визуально структурированные и от этого понятные документы, которые можно прислать коллегам заранее. Нэнси Дуарте, руководитель компании Duarte, называет их Slidedocs и написала о них целую книгу (на английском). А мы тоже уже однажды публиковали статью о том, как Нэнси использует PowerPoint для работы с текстами, набросками и макетами — из нее можно почерпнуть основные идеи создания таких документов. Но документы документами, а что же тогда делать с самой презентацией?
Допустим, перед презентацией вы подготовили красивые, понятные документы для предварительного чтения. Вы их разослали. И допустим, коллеги их даже прочитали/пробежали глазами. Возникает вполне законный вопрос: «А что же я буду им презентовать, ведь они уже все знают?».
Тут важно осознать: ознакомиться с материалами и их понять — это две разные вещи!
Другими словами, одно дело, когда ваши коллеги открыли файл, пробежались по нему глазами, и совсем другое, если они его распечатали, глубоко и внимательно вчитались и сделали себе заметки. Едва ли ваши коллеги из второй категории. И если они из первой (что наиболее вероятно), то хорошо бы начать с того, чтобы освежить их память и следом перейти к вопросам.
www.duarte.com
Итак, вы бегло прошлись по основным пунктам, спросили, есть ли вопросы. Или допустим, ваши коллеги и правда вчитались в текст. Это отличные новости! Они уже изучили всю статистику, все диаграммы, всю аналитку. Теперь вы можете рассказать им захватывающую историю.
Когда люди слышат слово «история», некоторые обижаются, другим кажется, что это не серьезно (привет аналитики). Но давайте разберемся:
- История не значит, что надо обязательно начинать с «и вот однажды, жили-были, давным-давно» и так далее. И не значит, что вам нужно писать киносценарий. Это значит, что вы рассказываете, что произойдет с конкретным человеком или группой людей (реальными или вымышленными) по пути из точки А в точку Б (из настоящего в будущее). Это значит, что вы используете понятную структуру — начало, середина, конец.
- История вовсе не должна быть длинной. В большинстве случаев, идеальный вариант — это двухминутная история, после которой как раз можно нырнуть уже в глубокое изучение материала.
- Самый простой способ рассказать историю — это поселить персонажа (или персонажей) в ваши данные. Например, если ваши данные о часто летающих пассажирах, расскажите о дне из жизни такого пассажира. Если речь идет о емкости вашего сайта, расскажите историю о том, что происходит с пользователем, когда сервер перегружен. Если данные о том, что пора поменять программное обеспечение для HR, расскажите о том как пользователь мучается с текущим ПО.
Давайте разберем на примере. Допустим, вы работаете в крупной компании в отделе HR и отвечаете за продуктивность и эффективность. Вы провели исследование и обнаружили, что в среднем каждый сотрудник тратит 15 минут в год, на то чтобы заполнить данные о льготах. Хорошая статистика. Понятная статистика. Но это явно не то, что сдвинет ситуацию с мертвой точки. Что значат, какие-то там 15 минут в год?
Но вы то знаете, что это очень важно! Как же вам донести эту информацию до руководителя? Так вот, если вы включите сюда человеческий фактор и соберете из своей статистики историю, получится что-то такое:
www.duarte.com
Вот Тод. Он маркетолог. Каждый год в ноябре ему приходит e-mail с напоминанием обновить информацию по льготам. Его жизнь не сильно изменилась за этот год — он не женился, у него не появились дети, медицинская страховка осталась той же. Идеальным вариантом для Тода было бы сказать: «Эй, у меня все так же, как в прошлом году, дайте мне те же льготы».
И вот тут появляется проблема. Для того чтобы просто сказать «у меня все так же, как в прошлом году», ему нужно: найти свой паспорт, ответить на те же 42 вопроса так же, как в прошлом году, поставить галочки во всех нужных местах. Кажется, что это не так много, но у большинства сотрудников на это уходит 15 минут.
И как показывает статистика, ситуация 70% сотрудников не меняется от года к году. А теперь давайте посчитаем. В компании 500 человек. 350 из них каждый год тратят 15 минут в год зря. Это 87,5 часов, которые люди тратят просто для того, чтобы поставить галочки там же, где и в прошлом году! И с этим однозначно нужно что-то делать!
И у меня есть решение — «Супер ПО для льгот», благодаря которому можно автоматизировать процесс. И в ситуации, когда у сотрудника «все так же, как в прошлом году», ему не нужно будет заполнять все с ноля. Я отправил вам документ, в котором описал, что мне нравится в этом ПО. Давайте вместе пройдемся по этому файлу и я отвечу на любые имеющиеся у вас вопросы.
Вот теперь все внимание ваших коллег направлено на вас!
Возможно, вам кажется, что рассказывать историю — это странно, неестественно или даже рискованно. Вам потребуется больше усилий, больше времени. Но спросите себя — насколько больше времени в долгосрочной перспективе сэкономит то, что люди сейчас поймут и оценят то, о чем вы говорите? Мало, кто так делает. А значит, вы точно будете выигрышно выделяться на фоне.
Большинству кажется странным презентовать то, что было уже разослано, и они не вкладывают усилий в презентацию. Они буквально повторяют те же слова, что были в документах. Вместо этого подготовьте своих коллег понятными слайддоками, расскажите им историю во время презентации и подведите черту. Так ваша презентация будет иметь намного более глубокий эффект.
Перевод с английского, оригинал: Power of the Pre-Read: Make Mighty Recommendations Through Story
Автор — MIKE PACCHIONE
Подборки: презентации
Начинаем новую рубрику. Мы недавно поняли, что у нас на сайте за 7 лет накопилось уже много всякого рода материалов, и решили собрать их в небольшие подборки на тему и обучалки.
Начнем с презентаций
Вот вам для вдохновения — гуру презентаций Нэнси Дуарте и ее TED talk — «Секретная структура великих презентаций».
Нэнси проанализировала множество успешных презентаций и поняла, что в их основе одинаковая структура. Выглядит она — вот так:
Нэнси Дуарте. Структура успешной презентации
В видео она анализирует презентацию первого iPhone и речь «I have a dream» Мартина Лютера Кинга.
Нэнси Дуарте также знаменита своей книгой Slide:ology, в которой она рассказывает о том, как правильно составлять и проводить презентации. А еще мы переводили ее статью о том, как использовать Power Point для работы с текстами, набросками и макетами.
Переопубликуем еще кусок шикарнго списка литератутры о презентациях и коммуникации от Энди Кирка.
  |
Art of Plain Talk, by Rudolf Flesch |
  |
Better Presentations: A Guide for Scholars, Researchers, and Wonks, by Jon Schwabish |
  |
Building Stories, by Chris Ware |
 |
 Graphic Storytelling and Visual Narrative, by Will Eisner |
 |
The Jelly Effect: How to Make Your Communication Stick, by Andy Bounds |
 |
Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die, by Chip and Dan Heath |
  |
Presentation Zen Design: Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations, by Garr Reynolds |
  |
Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery, by Garr Reynolds |
 |
Switch: How to Change Things When Change Is Hard, by Chip and Dan Heath |
  |
Understanding Comics: The Invisible Art, by Scott Mccloud |
На русском
Тоже уже можно найти много всего интересного. Мы писали однажды про книгу Алексея Каптерева «Мастерство презентации». В издательстве Манн, Иванов и Фебер можно найти еще несколько качественных книг про презентации.
И на десерт
Наш пост про прототип Power Point — диафильмы. С бонусом в виде истории про катализ и катализаторы.
Инфографика: кто и как должен делать презентацию
Недавно на cossa.ru вышла наша колонка, в которой наш бессменный руководитель Максим Горбачевский охарактериризовал текущее состояние индустрии корпоративной инфографики.
Когда вам нужно сделать красивую презентацию, вы надеетесь, что придет волшебник с «пауэрпоинтом» и сделает «красивую картинку»? Просите «просто нарисовать», «сделать красиво» и «в стиле инфографики»? Печально: форма для вас становится важнее содержания. Максим Горбачевский (студия Infographer) убежден, что «красивые картинки» не только не спасут плохой отчет, но и могут загубить хороший. В статье Максим рассказывает о «стиле инфографики» и о том, кто на самом деле должен иллюстрировать важные документы компании.
Инфографика, визуализация информации, визуализация данных cейчас мегапопулярны. Все больше запросов на инфографику, все больше курсов по инфографике, все чаще запросы в поисковых системах. При этом, если опираться на реальные данные и в сервисе Google Trends сравнить infographics с популярностью, например, фразы data visualisation, то становится понятно — инфографика как понятие является лишь «информационным пузырём», тогда как реальная осмысленная потребность в визуализации остаётся стабильной в течение последних 10 лет (максимальная глубина данных, доступных для анализа).
Статистика из google.com/trends
Всем нужен дизайнер
Опыт работы, общение с сотнями менеджеров говорит об одном — все больше появляется людей которые хотят, чтобы им дали «одну кнопку», которая решила бы сразу их задачу по подготовке визуального материала, не заставляя вникать в подробности «как именно решить эту задачу». «У нас всё готово: уже есть данные, уже всё в наличии, и нужно лишь собрать это в аккуратный документ! Нам нужен лишь „дизайнер для презентации“!», — если это ваши слова, то вы на пороге одного из самых неправильных управленческих решений в своей жизни.
Частая ситуация: вы выбрали дизайнера по картинкам в портфолио, взяли его на работу, а он «делает всё красиво, но все не то». В чем дело? Дело в том, что сказать дизайнеру «вот тебе информация, рисуй» — это первый шаг к недопониманию.
Если вы, отправив ему таблицу с динамикой продаж по филиалам, попросили «просто красиво нарисовать» — то в ответ вы получите «просто красивую таблицу», гармоничную, выровненную по сетке, с правильными шрифтами и со всеми прелестями аккуратного дизайна, с красивой рамкой и заливкой — но без особого смысла. Если он не знает вашего бизнеса и сути происходящего, он не догадается, что необходимо отдельно выделить, например, показатели именно филиалов, А и Б, потому что именно они перевыполнили план по сравнению с прошлым годом, и что филиал Х закрыла санэпидемстанция, и он приносит ежемесячные убытки.
Нельзя просто отдать таблицу — наверняка вам нужны лишь несколько цифр, или подчеркнуть какие-то данные: возможно, требуется акцентировать внимание на тренде по годам или же на чрезмерности доли. Вам нужно рассказать «истории».
Дизайнер же работает при помощи «инструментов» (краски, шрифты, сетки и так далее), а они не содержат внутри себя «историй», они помогают рассказывать истории, проявлять их.
Правое полушарие не может делать работу левого
Презентации, как и инфографика в целом, — это инструмент целевого воздействия, это работа на стыке логики и креатива.
Широта термина «презентация» покрывает собой как презентации для выступления, так и сложные многостраничные отчеты (которые именуются презентациями-то только потому, что готовятся в PowerPoint). Презентации для выступления ориентированы на эмоциональное убеждение зрителя, а отчёты предназначены для наиболее подробного и обстоятельного рассказа зрителю фактов.
Поэтому, приступая к презентации, нужно сначала ответить себе на вопрос «Зачем я делаю этот конкретный документ?». И это только первый вопрос: ведь дизайн презентаций (как и оформление любых отчётных данных) — это, по сути, целый комплекс вопросов, на которые нужно ответить прежде, чем садиться за работу.
| ПРИВЫЧКА ПРЕЗЕНТОВАТЬ Если хорошо задавать вопросы, может оказаться, что презентация вовсе не нужна. Признайтесь, возможно, вы просто привыкли делать «презентации»? И когда вам нужно сообщить только одну мысль, вы по привычке стараетесь использовать для ее подкрепления визуальные образы и подготовленные данные. А вполне возможно, что для объяснения сути (например, предлагаемого партнерского бизнеса) хватит одной тщательно подготовленной иллюстрации.Интересный подход — попытаться обойтись без проектора вообще. Небольшая брошюра Turn off the Projector! — очень полезный текст для размышлений о том, как сообщать информацию небольшой аудитории. Авторы напоминают нам о том, что за корпоративной «презентационной» привычкой мы забыли измерять результат эффективностью потраченных усилий.
|
Посмотрите на иллюстрацию ниже: в чем тут разница подходов? Аналитик — доносит содержательную информацию: берет исходные данные, задаёт ряд наводящих вопросов к данным и получает ответы, а ответ представляется в виде графического решения. Дизайнер работает иначе — на основе выработки эстетически привлекательного композиционно-стилевого решения, приятного для просмотра. Продолжить чтение →
Алексей Каптерев. Мастерство презентации
Мы давно следим за деятельность Алексея Каптерева, развивающего направление эффективных презентаций. Очень приятно, что российский специалист начал завоевывать международное признание, особенно со стороны таких профи как Нэнси Дуарте.
Некоторое время назад вышла книга Алексея «Мастерство презентаций». На русском языке ее выпустило издательство Манн, Иванов и Фербер.
Хоть это и книга, а не презентация, её очень легко читать, она чётко структурирована и явно построена по всем тем же правилам, которые Алексей рекомендует для презентаций.
Нам, как инфограферам, были интересны факты собранные Алексеем об особенностях восприятия. Все знают эту прописную истину, что 80% человек воспринимает через зрение и лишь 20% на слух. Но, оказывается, есть и другие факты, подтверждающие важность графического сопровождения любой информации.
Например, по данным Вайса и МакГрата через 72 часа люди способны вспомнить
- лишь 10% того что они услышали,
- лишь 20% того что они увидели,
- целых 60% если они имели шанс получить информацию и визуально и аудиально одновременно.
Второе интересное утверждение – дизайн становится новой «письменностью». Иными словами, умение писать и читать были необходимыми для вхождения в экономическую активность. А сейчас элементарные навыки дизайна становится настолько же важными, что переходят в разряд «обязательных».
На тренингах мы, как и Алексей, регулярно сталкиваемся с возражениями от участников тренинга: «мы не дизайнеры«, «мы не можем сами» [сделать информацию визуально привлекательной], и тому подобное. И Алексей очень твёрд в своем мнении – должны уметь!. Этот как начищенные ботинки менеджера по продажам – базовая необходимость, которую не замечаешь если всё отлично — но так бросающаяся в глаза, если ботинки грязные (= дизайн слайдов отсутствует).
И несколько доводов в пользу того, чтобы делать дизайн самому, а не отдавать кому-то. Диаграмма Вена вам это очень хорошо обьяснит. В середине пересечений есть только вы сами (ну и мы стараемся быть там, как агентство инфографики, но явно уступим вам в понимании темы и будем все равно требовать вашего времени и участия). Даже Эл Гор готовит свои презентации сам.
Но все это — лишь полезное вступление к главному вопросу «Как создавать презентации, которые смогут изменить мир?» Да, вот так пафосно, потому что каждый из нас в своих презентациях продаёт идеи — и обязательно хочет убедить зрителей в необходимости этих изменений. Но на этом мы оставим хлеб Алексею, и не будем устраивать пересказ. От себя действительно рекомендуем изучить эту книгу и принять ценные советы из неё как руководство к действию. Стоит также отметить, что книга вышла не только на русском — но и на английском языке, а по содержанию достойна конкурировать с Resonate и Presentation Zen.
Большого формата, удобная, с хорошей печатью — её приятно как иметь на собственной полке, так и в качестве очень ценного и полезного универсального подарка.
А на последок скажу, что Алексей — ещё и просто интересный человек, развивающий себя во многих направлениях. Поэтому читайте также его ЖЖ . Покупайте книгу, делитесь тем, что в книге зацепило именно вас!
«Prezi» для PowerPoint
Не секрет, что Prezi.com, хоть и очень удобный и доступный инструмент для работы с презентациями (и даже регулярно дополняющий свой функционал, blog.prezi.com), теперь даже можно распечатать свою презентацию, но она все равно требует изучения и привыкания. А на работе не всегда нужно столько красот. Что делать? Использовать PptPlex.
Мы вообще хотели назвать этот пост «Prezi is dead!», потому что PptPlex имеет больший потенциал для ежедневной работы — это упрощенный аналог Prezi, не выводящий вас за пределы привычных инструментов.
Его ключевая задача — показать общий обзор всех слайдов, которые будут/были пройдены в презентации, общий описательный слайд, на котором размещены остальные слайды. Это полезно в длинных презентациях, состоящих из секций, или, например, когда
- рассказывается о комплексном многосоставном процессе,
- о едином сложном объекте или сущности по частям,
- о положении дел в отдельных странах разных географических регионов,
Логика построения презентации становится такой:
титульный слайд -> общий обзор -> обзор раздела -> слайд — слайд — слайд -> обзор раздела -> слайд — слайд…
Для работы плагина необходимо установить msi-расширение для ms office. После этого на панель кнопок добавится отдельная секция с названием pptPlex.
