Тема: Теория 1

Я много лет занимаюсь внедрением систем корпоративной отчетности и аналитики (BI-системы). Реализовал более 20 проектов в торговле, финансах, промышленности, госсекторе на различных платформах: Microsoft, IBM, Qlikview, Tableau и других.

В своей работе мне приходится говорить с разными аудиториями на их языке. С топ-менеджерами компаний, продавая проект, думаешь о том, как он повлияет на бизнес и увеличит прибыль. С линейными руководителями и аналитиками —  как представить информацию в понятном для принятия решений виде, а с разработчиками ломаешь голову, как объединить в одном отчете данные из разных систем. Работая этаким переводчиком, я систематизирую свой опыт и все больше задумываюсь о «философии вещей», этими мыслям и решил поделиться на Infographer.

Что такое дэшборд?

Термин «дэшборд» начинают употреблять уже не только веб-аналитики, но и продвинутые управленцы и собственники бизнеса. И некоторые даже платят немалые деньги за то, чтобы получить себе на планшет пульт управления бизнесом, отражающий в реальном времени, что происходит в компании. Но, к сожалению, историй успеха практически нет, попробуйте поискать в сети на русском языке – получите с точки зрения дизайна – уродливые, а с точки зрения бизнеса – бессмысленные картинки. Они больше похожи на хаотичный микс из графиков и таблиц.

Если вы хотите для своей компании или клиента сделать дэшборд, помогающий в управлении бизнесом, или уже начали это делать, то давайте разберемся в основных понятиях, чтобы ваша работа не легла в стол.

Дэшборд (информационная панель) – это визуальное представление наиболее важной информации, сгруппированной по смыслу на одном экране так, чтобы ее можно было легко понять.

Также можно услышать и «обрусевшее» выражение дашборд с ударением на второй слог — оба варианта приемлемы. Теперь поясню каждое слово:

• Информации – по содержанию в основном числовой, по форме – в виде графиков и таблиц
• Наиболее важной – нужно выбрать ключевые показатели, которые действительно необходимы для принятия решений
• Сгруппированной по смыслу – показатели должны быть связаны между собой, относиться к одной теме (отдел, продукт, процесс), предоставлять необходимый набор ответов для пользователя.
• На одном экране – то есть без полосы прокрутки. Если дэшборд выходит за границы экрана, то единая смысловая картина рассыпается (представьте себе на треть обрезанный слайд презентации – какое впечатление он создает?)
• Легко понять – для пользователя интуитивно понятно, что значит каждый блок отчета. Складывается единая картина, и его мозг тратит энергию не на расшифровку таблиц и мудреных визуализаций, а на аналитическую работу.

Отчет и дэшборд

Однако в менеджменте есть другое всем известное понятие, которое означает вроде бы то же самое – это отчет. В компаниях редко бывает, когда это просто одна таблица. Отчетами называют файлы Excel с десятком листов, по нескольку таблиц и графиков на каждом. Также к отчетам относят и презентации для топ-менеджеров, где информация уже визуализирована. Где между ними разница?

Сформулирую философски: каждый дэшборд – это отчет, но не каждый отчет – это дэшборд.

Отчет может состоять как из одной, так и из множества таблиц (диаграмм, графиков – далее будем называть их информационными блоками, или модулями). Дэшборд – это всегда набор модулей, сгруппированных по смыслу, дающих ответы на вопросы в рамках определенного бизнес-процесса или подразделения.

Технических различий тоже нет, несмотря на то, что дэшборды привыкли ассоциировать с BI-системами (Qlik, Tableau, Cognos, Power BI, Microstrategy), но они могут быть построены в обычном Excel или Google Spreadsheets. Ключевое отличие — информация на дэшборде должна регулярно обновляться и быть востребована. Здесь и появляется происхождение термина dashboard – приборная панель автомобиля (вертолета, самолета) – в зависимости от того, с каким средством передвижения вы сравниваете свой бизнес, и какой объем информации вам нужен, чтобы им управлять. Отсюда и обилие «аналоговых» визуализаций данных в интерфейсах BI-систем на заре века (ниже пример того, как уже не надо делать).

Но регулярность обновления надо понимать разумно. Поставщики технологий любят рассказывать про BigData и Realtime, но процессы принятия решений в организациях происходят обычно не чаще раза в неделю, ежедневное обновление данных – это, конечно, хорошо, но и оно не всегда стоит трудозатрат на его настройку. С другой стороны – если вы в ERP, CRM или BI-системе нарисовали на одном экране много красивых диаграмм, но у пользователей нет повода регулярно их смотреть, то у вас получился разовый отчет, а не дашборд, встроенный в процесс принятия решений.

5 вопросов при создании дэшборда

Вот простые вопросы, ответы на которые помогают определить дизайн и содержимое информационной панели, еще до начала ее проектирования и создания.

1. КТО будет смотреть на информационную панель? Будут ли это руководители высшего звена? Менеджмент среднего звена? Генеральный директор?
2. ЧТО за ключевые показатели необходимы вашей аудитории? За что они ответственны в компании? Что за данные необходимы для создания этих ключевых показателей?
3. ГДЕ будет наша аудитория просматривать информационную панель? На рабочем столе? Мобильное устройство? Распечатанные на бумаге слайды? Будет ли кто-то их презентовать?
4. КАК часто будет аудитория смотреть дэшборд? Ежемесячно или каждый день? Будет ли использована такая панель, как часть презентации? Необходимы ли масштабные программные изменения программы из за подобной информационной панели?
5. ПОЧЕМУ этой аудитории нужна информационная панель управления? Есть ли на сегодня отчеты или документы, которые заменяют ее? Если вы ее сделаете, кому она сэкономит время или деньги?

 

Разберем на примере информационной панели загрузи кассиров в супермаркете.

• КТО – директор и супервайзер магазина
• ЧТО — поддержка стандартов и уровня обслуживания клиентов, предотвращение очередень
• ГДЕ – экран компьютера, монитор на стене
• КАК – ежедневно (в фоновом режиме), еженедельно на совещании у супервайзера
• ПОЧЕМУ – потому что важно оперативно отслеживать пики нагрузки на кассиров, планировать смены. А не спустя месяц находить эту информацию глубоко в отчетах кассовой системы.

Заключение

Здесь нет жестких правил, чтобы следовать им, за исключением одного, чтобы все, что вы отображали на дашборде, было актуально и значимо для аудитории. Не добавляйте график или текст просто потому, что вы можете. Старайтесь все лишнее убирать в дополнительные отчеты, оставив на стартовом экране минимум данных. Если мы думаем об информационной панели, как об истории, а не последовательности точек данных, мы получаем гораздо больше шансов создать дашборд, который управленцы будут использовать.

И напоследок – оцените по методу 5 вопросов этот дашборд, разработанный в Qlikview для финансового директора одного из предприятий «некой добывающей компании».

 

Автор: Алексей Колоколов www.finalitica.ru
Эксперт по созданию информационных панелей руководителей (дэшбордов), внедрению информационно-аналитических систем класса BI. Автор тренингов и мастер-классов по визуализации данных в корпоративных отчетах и презентациях.